Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Laajasalon opisto, Laajasalon opiston säätiö sr
Kuukiventie 6
00840 Helsinki
puh. (09) 6219 0012
Y-Tunnus 0200004-7

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii opiston rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Rehtori tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.
Rekisteriasioita hoitava henkilö on Esa Lötjönen. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

3. Rekisterin nimi
Laajasalon opiston opiskelijatietojärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Laajasalon opiston opintorekisteri sisältää opiskelijoiden henkilö- ja opintotiedot.
Opiskelu- ja kurssitiedot on tallennettu tietojärjestelmiin, joihin kirjautuminen tapahtuu Laajasalon opiston myöntämällä käyttäjätunnuksella. Laajasalon opiston ammatillisen koulutuksen oppilasrekisterin ylläpitäminen on lainmukainen velvoite.

5. Rekisterin tietosisältö
5.1 Opiskelijan henkilötiedot
– nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, kansalaisuus, kotikunta, kirjoilletulopäivä, tieto vuosikurssista, sähköpostiosoite
5.2 Opintosuoritukset
– kurssitodistukset, suorituksen nimi, kurssin nimi, laajuus, arvosana, suorituksen päivämäärä, opettaja, kokonaisuus, johon suoritus liittyy, tenttien ja kokeiden perustiedot
– valokuvia ja/tai videokuvaa käytettäväksi opinnäytetöissä. Audiovisuaalisen materiaalin käytön perusteena on opiskelijan antama suostumus itse tuottamansa materiaalin käsittelyyn.

5.3 Tutkinnot (ammatillinen koulutus)
– oppilaitoksen nimi, tutkinto, tutkinnon hyväksymispäivämäärä, tutkinnon laajuus, tenttien perustiedot, henkilökohtainen opistosuunnitelma
5.4 Opiskelijan harjoittelutiedot
– harjoittelupaikka ja –aika, harjoittelun ohjaaja
5.5. Kurssien perustiedot ja ilmoittautuminen kursseille
– kurssin nimi ja opintojaksokoodi (ammatilliset kurssit), ryhmän nimi, kurssin ajankohta, ilmoittautuminen kurssille, opettaja, tietokurssille valinnasta
5.6 Opinto-opas: vapaan sivistystyön kurssit, ammatilliset kurssit
– kurssien ja opintokokonaisuuksien nimet ja kurssikoodit, kurssien laajuus, vastuuopettaja, kurssien kuvaus, tavoitteet, sisältö, opetuksen toteutustavat, opetuksen suunnitellut ajankohdat, osallistumisen edellytykset, oppimateriaali, lisätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä ovat hakijoiden ja opiskelijoiden luovuttamat tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jokaisella on oikeus tietää, onko hänestä koskevia tietoja oppilasrekisterissä ja myös tarkastaa itseään koskevat tiedot. Jos tietoja ei voida antaa heti, ne annetaan viimeistään viiden arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Opiskelija voi pyytää korjausta virheellisiin tietoihin, jotka on korjattava viipymättä.
Laajasalon opisto luovuttaa opiskelija tietoja ammatillisen koulutuksen opiskelijarekisterin tiedoista tutkintoja valvovalle viranomaiselle.
Laajasalon opisto luovuttaa opiskeluaikana vakuutettujen opiskelijoiden henkilötietoja vakuutusyhtiölle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei siirretä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilökunnalla käyttöoikeuden perusteena on kirjallinen lupa, ja heillä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassa olevan työsuhteensa aikana
Laajasalon opiston tietojärjestelmiin kirjautumiseen vaaditaan henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka ovat voimassa vain tietyn ajan, käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti
Opiskelijalla on käyttöoikeus omiin tietoihinsa Laajasalon opiston järjestelmässä, joihin kirjautuminen vaatii oman tunnuksen ja salasanan. Opiskelijan käyttäjätunnus ja salasana ovat voimassa vain tietyn ajan, käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti.
Oppilasrekisteriin tiedot tallennetaan salattua yhteyttä pitkin palvelimelle joko asiakkaan selaimen tai rekisterin ylläpitäjän kautta. Laajasalon opiston rekisterit täyttävät tietoturvan osalta EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Rekisteriin on käyttöoikeus vain Laajasalon opiston palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Pääsyoikeus tilaan, jossa rekisteri sijaitsee, on rajoitettu palveluntarjoajan toimesta.

10. Tarkastusoikeus
Opiskelijalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkistus pyydetään opiston taloustoimistosta. Jos tietoja ei voida antaa heti, ne annetaan viimeistään viiden arkipäivän kuluessa pyynnöstä.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Opiskelijalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tietoja ei poisteta järjestelmästä opiskelijan pyynnöstä.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Opiskelijoiden henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin. Opiskelijalla on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen luovutus oppilaitoksen ulkopuolisille tahoille. Opiskelija ei voi kieltää tietojensa käyttöä oppilaitoksen sisäisissä raporteissa tai tutkimukseen liittyvissä henkilötietojen käsittelyssä.
Opiskelija voi muuttaa tietojensa luovutuksen antamansa luvan ottamalla yhteyttä oppilaitoksen taloustoimistoon.

Päivitetty 2.10.2018